3M acelera la colaboración en toda la empresa

Stephen Magnuson, Gerente de Infraestructura de TI y Servicios de Usuario Final en 3M, comparte este artículo con nosotros; sobre su experiencia con la implementación de soluciones Microsoft en su empresa.

En 3M nos sentimos muy orgullosos de nuestro historial de innovación y siempre luchamos por mejorar. 3M asume con seriedad nuestras implementaciones de TI, a fin de lograr un balance entre la innovación de nuevas tecnologías, la demanda de los usuarios y el potencial de productividad que pueden aportar. Microsoft nos proporcionó las herramientas para ayudar a acelerar y simplificar la implementación de Office 365 ProPlus, inclusive en un ambiente grande y diverso como el nuestro. Tan solo cuatro meses después de anunciar nuestros planes con Office 365 en la compañía, hemos implementado Office 365 ProPlus para más de 60,000 empleados y en unos 6,000 dispositivos móviles.

La generación de valor a través de la colaboración

Después de invertir en soluciones de colaboración durante más de 10 años (cada equipo elige sus favoritas), nuestros sistemas se encontraban desconectados. Nos tomaba mucho tiempo realizar las conexiones que necesitamos internamente o con los clientes, proveedores y distribuidores. Ahora, podremos mejorar y acelerar esas conexiones a través del uso de Office 365 en toda la compañía.

Nuestros departamentos de Ventas y Mercadotecnia esperaban ansiosos la capacidad de utilizar Office 365 en múltiples dispositivos. Por lo general emplean tablets en sus visitas a los clientes y dedican mucho tiempo a convertir las presentaciones en archivos PDF para que se muestren correctamente. Con la disponibilidad actual de Office en nuestros dispositivos móviles, los vendedores pueden llevar a cabo sus presentaciones desde cualquier dispositivo, sin preocuparse por problemas de fidelidad en los documentos.

Se eliminan los problemas de compatibilidad de aplicaciones

Tuvimos muchos problemas de compatibilidad de aplicaciones cuando migramos de Office 2003 a Office 2007, además de que nos tomó 18 meses concluir la actualización. Office 365 ProPlus nos ha brindado una experiencia muy distinta. Después de probar la solución en unos cuantos dispositivos clave, nos percatamos de que la compatibilidad entre las versiones era mucho mejor de lo que habíamos experimentado en el pasado. Fue mínima la cantidad de aplicaciones de terceros que tuvimos que actualizar.

El autoservicio para acelerar el progreso

Cuando nos enteramos por primera vez de Click-to-Run, sabíamos que queríamos utilizarlo porque libera al departamento de TI de la responsabilidad de realizar las instalaciones y actualizaciones y permite que sean los propios usuarios quienes las administren. Optamos por emplear System Center Configuration Manager y un portal de autoservicio para usuarios, lo cual nos permitió ahorrar ancho de banda al conducir la implementación desde puntos de distribución locales, sin dejar de ofrecer las ventajas de Click-to-Run.

Enviamos enlaces a 5,000 de los primeros adoptadores y luego comenzamos a implementar en olas geográficamente distribuidas para minimizar el impacto en los centros de soporte y en las redes de las regiones.

Un cambio bien manejado

Office 365 es un proyecto importante para la compañía, de modo que nos aseguramos de que los empleados estuvieran preparador para utilizarlo. Designamos un patrocinador ejecutivo para que difundiera el proyecto a través de un video. Asimismo, nuestros centros de colaboración estuvieron dedicados a Office 365 durante seis meses para que los empleados pudieran acudir a ellos y familiarizarse con la nueva solución por medio de demostraciones, literatura y cursos.

Con Office 365 ProPlus no hubo necesidad de efectuar una capacitación obligatoria porque nuestros empleados ya conocían Office y sentíamos que podían comenzar a utilizar Office 365 ProPlus de inmediato. Y estábamos en lo cierto: lo entendieron desde el primer día. Aquellos empleados que deseaban aprender más recibieron folletos con consejos, sesiones de aprendizaje electrónico y videos de 90 segundos con tareas específicas.

Los resultados y beneficios de la adopción

Una vez que la mayoría de los empleados contaban con Office 365 ProPlus, hicimos Lync Online disponible para todos. Los beneficios económicos de Lync Online, en combinación con las nuevas funciones móviles, fueron un gran incentivo para realizar el cambio.

También hubo una amplia adopción de OneDrive para Empresas, con cerca de 10,000 usuarios activos. Actualmente tenemos unos nueve terabytes (TB) de datos en OneDrive, y esa cifra aumenta medio terabyte a la semana. OneDrive resulta especialmente útil para nuestros equipos de Ventas y Mercadotecnia porque les permite acceder a los documentos desde cualquier lugar. Los documentos en las PC de los usuarios se respaldan de manera automática en la nube, se sincronizan en todos sus dispositivos, y se pueden compartir en forma fácil y segura con otros empleados y clientes de 3M.

Promovimos este proyecto mediante el eslogan “Tomar decisiones más rápido, mejorar la velocidad a la que hacemos negocios”. Aunque solo han pasado algunos meses, las diferencias son visibles. Estoy ansioso por implementar Office 365 en su totalidad con Exchange Online y SharePoint Online para ver cuánto más valor podemos agregar.