¿La Voz sobre IP hace más productivo mi negocio?

Esta interrogante acerca de la Voz sobre IP es la pregunta más frecuente entre altos directivos empresariales y ejecutivos cuando sus gerentes de sistemas o de telecomunicaciones les comentan que es hora de renovar su sistema de comunicaciones.

La Voz sobre Protocolo de Internet (Internet Protocol por sus siglas en inglés), más conocida como VoIP, no pasa desapercibida, puesto que la usamos diariamente en esta época que es las más interconectada de la historia humana. En nuestro hogar, las facturas de larga distancia cada vez son más bajas o nulas ya que para hablar con nuestros seres queridos solo basta con tener una conexión a internet.

Sin embargo, ¿qué pasa en las empresas? ¿Qué impacto tiene implementar un sistema de Voz sobre IP en los negocios?  No perdamos de vista que esta tecnología se ha puesto al servicio del empresariado para convertirse en una de las herramientas más comúnmente usadas en el sector corporativo local, regional y global para reducir costos y sobre todo, para mejorar la productividad de las empresas en un mundo cada vez más competitivo.

Veamos a continuación 5 formas en las que la Voz sobre IP hace más productivo su negocio:

1. Movilidad

Una de las grandes tendencias en el mundo de hoy es la movilidad.

Gracias a la Voz sobre IP, una reunión de directorio, un comité, una reunión de presentación de resultados o una de planificación estratégica, se pueden realizar sin que todos los asistentes estén presentes físicamente en una sala de reuniones.

 

Uno o varios participantes bien podrían estar fuera de la oficina y conectarse mediante su PC o un dispositivo móvil desde prácticamente cualquier lugar y podrían interactuar tal como si estuvieran físicamente presentes.  Este efecto de movilidad y la Voz sobre IP como habilitador de la misma produce una reducción de tiempos para la toma de decisiones, un mejor time to market, un cierre de ventas, una respuesta oportuna y mejoras en la experiencia del cliente. Se estima que alrededor del 50% de los despliegues hacia Voz sobre IP se ejecutan más que por reducción de costos, por facilitar la movilidad entre los empleados de la compañía.

 

Muchos negocios están dejando atrás la utilización de teléfonos tradicionales de escritorio y a su vez incrementando el uso de “headsets” y/o dispositivos móviles para satisfacer las necesidades de sus trabajadores que muchas veces hacen trabajo en remoto (Teleworking) o incluso en el camino mientras se desplazan de un lugar a otro, todo gracias a la Voz sobre IP.

 

2. Reducción de Costos

El primer ahorro generado luego de implementado un sistema de Voz sobre IP se evidencia cuando llegan las facturas de telefonía fija. Ahora las llamadas entre oficinas, sucursales e incluso hacia usuarios móviles se realizan a través de las redes IP.

 

Un único punto de red en el puesto de trabajo habilita a los empleados a trabajar desde su PC, así como a hablar telefónicamente con cualquier destino, a esto se le llama convergencia, que no es otra cosa que aprovechar el mismo medio físico, sea fibra óptica o redes inalámbricas, para transmitir datos como correos electrónicos y la voz.

La nube es otro factor generador de ahorro. El modelo de contratación de Sistemas de Voz sobre IP basados en “Cloud” o nube de por sí generan muchos beneficios a las empresas, como son la escalabilidad, la disponibilidad de los servicios, entre otros, pero también están los beneficios del tipo financiero. El hecho de no tener que disponer de un espacio físico dentro de la empresa destinado a la implementación de una central telefónica que consume energía eléctrica, que necesita aire acondicionado y que necesita de un recurso humano que la administre, ya es un ahorro significativo de dinero.

Además, según un estudio de IDC realizado en Latinoamérica, se estima que más del 60% de las implementaciones de Comunicaciones Unificadas (otro beneficio de VoIP) serán hibridas, esto quiere decir que se usarán recursos de la nube en complemento con sistemas tradicionales on-premises.

3. Capacitación

El nuevo entorno de los negocios apremia contar con gente capacitada en las empresas, sin embargo, a veces se vuelve complejo para las grandes organizaciones movilizar gran cantidad de personal hacia una sala o auditorio y de la misma forma que resulta complejo que un Capacitador se traslade a cada sucursal o dependencia para realizar la capacitación.   La Voz sobre IP permite tanto a capacitador como colaborador aprovechar de la mejor manera los recursos disponibles desplegando capacitaciones de manera masiva sin necesidad del traslado del personal, haciéndolo además de manera ágil y con mucha mayor frecuencia.

 

A menudo nos encontramos con organizaciones cuyos grandes beneficiarios de la Voz sobre IP son los departamentos de Recursos Humanos. Si bien los mensajes corporativos de fin de año o de presentación anual de resultados no entran en la categoría de capacitación, no deja de ser una comunicación muy importante para la compañía ya que normalmente son emitidos por los CEOs y CFOs a toda la organización, por lo que requieren de un Sistema de Voz sobre IP que lo soporte.

 

4. Optimización del tiempo

Muchas veces nos pasa que nos encontramos en una reunión muy importante, en un almuerzo de trabajo o simplemente en alguna circunstancia que no nos permite contestar nuestras llamadas. Todos los mensajes recibidos en los buzones de voz serán almacenados, sin embargo, puede resultar una pérdida de tiempo el intentar escuchar uno por uno, sin poder gestionarlos ni compartirlos.

 

Gracias los sistemas de Voz sobre IP, los mensajes pueden ser recibidos directamente en nuestro correo electrónico con un archivo de audio adjunto, podemos reproducirlo, guardarlo y hasta reenviarlo en caso de que el mensaje no sea para nosotros, ahorrando así tiempo significativo de los empleados de una organización.

 

5. Transformación Digital

La transformación Digital es un proceso mediante el cual las organizaciones impulsan cambios disruptivos apalancándose en tecnologías digitales con propósitos de llegar a nuevos mercados, con nuevos productos, con eficiencia económica,  operativa y sobre todo con agilidad.

 

Uno de esos cambios disruptivos viene impulsado por la adopción de herramientas de colaboración y comunicaciones unificadas en las empresas. El uso cada vez más frecuente de audio conferencias, videoconferencias, conferencias web, la necesidad de realizar presentaciones y compartir contenido en tiempo real, envio de chats, todo desde una misma interfaz de usuario y que puede ser usada para conectarse desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar,  hace de la Voz sobre IP el pilar fundamental sobre el cual se implementan estas estrategias de transformación digital, consiguiendo además omni presencia y omni canalidad que generan mejores experiencias de usuario y lealtad  de los clientes de la organización.

 

La voz, es y seguirá siendo un factor crítico en las comunicaciones empresariales, del adecuado tratamiento de ella dependerán las comunicaciones internas y la satisfacción de los clientes. Los beneficios de la Voz sobre IP son una realidad que supera todos los mitos.