Adopte un entorno móvil compartiendo archivos de forma segura

Por: María Celeste Garros, Directora Regional de
Ventas para la región Sur de Latinoamérica de Citrix

Romper la costumbre puede ser una tarea ardua, especialmente cuando hablamos de adopción de nuevas tecnologías que nos permitirán ser más eficientes en el trabajo, donde la mayoría está acostumbrada a sistemas de legado. Esta situación plantea un reto para la implementación del negocio digital, el cual requiere de una buena adaptación y confianza en una gran variedad de dispositivos que garantiza el aprovechamiento de las oportunidades en el momento y lugar que se presenten.

Un escenario como este supone, desde luego, la posibilidad de que los equipos de trabajo accedan y compartan sus archivos donde sea que se encuentren de forma rápida y segura.  Lo primero en un caso así es elegir la solución correcta para esta dinámica. Una vez que se haya dado este paso lo siguiente es que los usuarios finales –la fuerza de trabajo- comprenda por qué se optó por esta solución. Según un reporte de Holmes Repot, una empresa puede perder hasta US$ 62 millones a causa de una pobre comunicación, y los errores de comunicación pueden costar anualmente pérdidas en productividad avaluadas en US$ 26.000 por cada trabajador.

Con esto en mente, un siguiente punto a tomar en cuenta es el reforzamiento de la seguridad, uno de los temas claves cuando se trata de dispositivos móviles. La era de los firewalls quedó atrás, pues solo resultaban efectivos como perímetro para el centro de datos en tanto los trabajadores estuvieran confinados en un mismo espacio. Hoy, con la fuerza de trabajo repartida en distintos puntos, es necesario establecer políticas de acceso según el contexto. ¿Qué significa esto? Pues algo tan simple como permitir o denegar el ingreso a los archivos según quién la solicita, qué solicita, cuándo, dónde y por qué.

Otra característica deseable es la flexibilidad, ya que no hay dos empresas iguales, cada una tiene sus propios requerimientos regulatorios. Por lo tanto, el departamento de TI debería tener la posibilidad de escoger dónde se almacena la información, en sistemas on premise, en la nube o en una combinación de ambos.  Dependiendo de esto se trabajará también en la sincronización en todos los puntos de almacenamiento.  De hecho, hoy existen soluciones que permiten en un solo panel acceder de manera sencilla a todos los archivos.

Ya establecidos, lo siguiente puede ser observar cómo garantizamos que se den las dinámicas de colaboración sobre los archivos en tiempo real tanto con colegas, clientes y socios. Esto implica ir más allá de la simple capacidad de compartir archivos sino enfocarse en flujos de trabajo, movilidad de usuario y productividad.  El área de TI vuelve a tener un rol clave aquí.

Finalmente, y es una de las cosas más importantes, hay que garantizar una experiencia de usuario satisfactoria, ya que de no ser así se afectará no solo la productividad, sino que se abrirá la puerta para aquellos que sienten que pueden encontrar mejores soluciones por su cuenta, sin dar parte a TI. Todo un peligro.

Ya un reporte de la Unidad de Inteligencia de The Economist, resaltó que los empleados que creen que su espacio de trabajo usa efectivamente la tecnología móvil son creativos, están más satisfechos y producen más. Por ello, el tránsito hacia estas tecnologías de colaboración a través de dispositivos debe ser fluido y sencillo. No importa si la información está almacenada en un solo lugar o en muchos, tener un punto para acceder a todo a través de los dispositivos es clave para garantizar una buena experiencia de usuario.