Efact: Cinco errores que se comenten al implementar facturas electrónicas
Son cinco los errores más comunes en el que incurren las empresas al implementar un proceso de facturación electrónica, según Kenneth Bengtsson, gerente general de Efact, empresa especializada en proveer ese servicio.
Bengtsson resaltó que emitir y recibir facturas electrónicas genera en promedio un ahorro de 62% y 66% respectivamente por documento. Y en un par de años, todas las empresas estarán obligadas a utilizar este sistema.
Cabe mencionar que mediante la facturación electrónica las empresas, sin importar el tamaño, tendrán la oportunidad de estar en una red de negocios, en donde todas podrán intercambiar documentos comerciales de manera electrónica. Ello les permitirá lograr mayor eficiencia en sus procesos logísticos y contables, ahorrar costos de almacenamiento, minimizar el riesgo de facturas erradas y ayudar en la protección del medio ambiente, y como valor agregado, tener acceso a mejores productos financieros, a través del factoring electrónico.
Es importante revisar los errores más comunes que se comenten en la implementación de la facturación electrónica para evitarlos en las empresas:
1.- No reconocer el modelo de negocio. Si bien el sistema de facturas electrónicas se está implementando en el Perú debido al empuje de la Sunat, las empresas no deben cegarse por la obligación, pues ello les impedirá ver las oportunidades que representa. Para un proceso de implementación exitoso de la factura electrónica, las empresas deben buscar generar valor agregado y exigir que el proyecto genere retorno de la inversión.
2.- La falta de comunicación. Las empresas deben comunicar de manera clara y transparente los beneficios y requerimientos con sus socios de negocios, clientes, proveedores para tener una mejor relación con ellos en la implementación de este proyecto.
3.- La solución no cumple los requisitos de los socios comerciales. La verdadera facturación electrónica requiere que tanto proveedor y comprador se puedan comunicar electrónicamente. La empresa debe asegurarse que el sistema se podrá comunicar con grandes, medianas, pequeñas, microempresas y proveedores independientes.Tu solución debe ser capaz de llegar y atender a todos.
4.- Tomar la implementación de la facturación electrónica como un proyecto del área administrativa o de TI. Los cambios más importantes son los procesos de automatización y la integración en los sistemas de TI como en las cuentas por pagar y cobrar. Por eso, una exitosa implementación de facturación electrónica es el resultado de una colaboración inter áreas y el soporte entre TI, contabilidad, finanzas y tesorería.
5.- Pensar que la implementación es estática. La implementación de la facturación electrónica no es un “one off”, las especificaciones y requerimientos de la Sunat cambian, la industria de la interoperabilidad se desarrolla continuamente, y nuevas oportunidades y amenazas se materializan. La implementación de la facturación electrónica no termina aún cuando tu sistema ERP sea “en estos momemtos” compatible con la SUNAT.
