Cuatro beneficios de utilizar inteligencia artificial en la gestión documental de empresas
En un mundo cada vez más digitalizado, la correcta gestión
de documentos sigue siendo uno de los mayores desafíos para las empresas
peruanas. La falta de sistemas eficaces para organizar, almacenar y acceder a
los archivos de una organización puede generar pérdidas significativas de
tiempo y recursos. De hecho, en la actualidad, el 73% de los trabajadores
invierten entre 1 a 3 horas al día buscando información o documentos
específicos, lo que representa una considerable pérdida de tiempo, según una
encuesta de Zapier.
Además, un estudio de Glean reveló que el 26% de los empleados han tenido
que recrear documentos desde cero, solo para descubrir más tarde que esos
archivos ya existían. Estos problemas no solo afectan la eficiencia, sino
también el rendimiento, pues son responsables de más del 21% de la pérdida
de productividad en las organizaciones, según Iron Mountain.
En este contexto, la inteligencia artificial (IA) se presenta como una solución
transformadora para mejorar la gestión documental de las empresas. Esta
tecnología tiene el potencial de automatizar tareas repetitivas, optimizar el
almacenamiento y clasificación de archivos, y facilitar el acceso a la
información. Además, garantiza mayor protección de la información,
minimizando los riesgos de errores humanos y accesos no autorizados.
Actualmente, el 72% de las organizaciones ya han adoptado IA en al menos
una función empresarial, siendo un 22% más que en el 2023, según McKinsey.
En ese sentido, expertos de la compañía de consultoría y servicios TI, Business
IT brindan cuatro beneficios de utilizar IA en la gestión documental de
empresas:
- Reducción de tiempo en la búsqueda de archivos: al automatizar la
clasificación y organización de los documentos, se vuelve más rápido y
sencillo encontrarlos. Con tecnologías como el procesamiento de
lenguaje natural (NLP) y el aprendizaje automático (ML), la IA puede
clasificar, etiquetar y organizar documentos de manera inteligente, lo que
permite a acceder a la información con solo una búsqueda rápida. - Resumen inteligente de documentos: es una herramienta poderosa
para condensar grandes volúmenes de información, extrayendo solo los
puntos más relevantes y resumiéndolos de manera coherente. Esto es
especialmente útil para empresas que manejan informes largos, estudios
o contratos complejos. Al utilizar algoritmos avanzados, la IA identifica
las ideas clave y genera resúmenes precisos, lo que facilita la toma de
decisiones y mejora la productividad. - Minimización de errores humanos: los sistemas de IA son altamente
precisos y consistentes en la clasificación de documentos. Esto reduce
el riesgo de errores humanos, como la pérdida de documentos o la
asignación incorrecta de categorías. Un informe de Deloitte señala que
las empresas que han adoptado IA han logrado una disminución del
40% en los errores relacionados con la gestión de documentos. - Mayor protección de la información: contribuye a mejorar la seguridad
de los documentos, gracias a sus avanzadas capacidades de detección
de patrones y control de acceso. La IA puede identificar accesos no
autorizados o comportamientos sospechosos, lo que ayuda a proteger la
información sensible.
«Las empresas pueden reducir hasta un 50% el tiempo que tardan en resolver
problemas relacionados con la búsqueda de información, esto no solo optimiza
los procesos, sino que también permite responder de manera más ágil y
eficiente a los desafíos diarios. La IA es, sin duda, la solución clave para
transformar la eficiencia operativa y asegurar un futuro más competitivo»,
aseguró Paul Mera, Presales Leader – Digital Business en Business IT.
