Office 365 se convierte en una grata sorpresa para IPAE
IPAE, Escuela de Empresarios perteneciente al Grupo Intercorp, adoptó la nube de Microsoft Office 365 para sus más de 8,000 alumnos, alrededor de 700 docentes y 270 administrativos.
Según explicó Juan Palomino, director de Tecnología de Información y Comunicaciones del IPAE, la institución venía utilizando Google Apps y comenzó su migración a Office 365 como parte de un lineamiento corporativo, con el fin de usar una misma plataforma en todo el grupo.
En un inicio, nuestra mayor preocupación era el impacto que esta migración causaría a los alumnos”,
refirió Palomino, agregando que esto se resolvió mediante una potente campaña de comunicación enfocada en sensibilizar a la comunidad estudiantil sobre la mejora que esta implementación representaba para el IPAE.
Para el directivo, fue un cambio muy transparente. “Ayudó el hecho de que la migración se hiciera hacia un ambiente sumamente parecido a Outlook, con el cual la mayoría de los estudiantes y personal administrativo se encuentran bastante familiarizados”, dijo.
Hoy por hoy, una vez hecho el cambio, Palomino está seguro de que Office 365 representa para la escuela una serie de ventajas en materia de colaboración y productividad. “Office 365 representa un beneficio tecnológico muy fuerte. Sin duda, tanto estudiantes como el personal sienten que han ganado muchas cosas”, comentó Palomino, para quien la familiaridad con la que se puede trabajar a través de Share Point lleva a los alumnos a mantenerse alineados con la labor realizada en la escuela. “En el área administrativa esta herramienta ha marcado también una diferencia: los colaboradores me han dicho que usar SharePoint les es mucho más útil pues se trata de un lugar seguro donde pueden almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo”.
“El cambio ha demostrado ser totalmente positivo y beneficioso para todos, comenzando con la forma más ordenada que tiene Office 365 para compartir archivos”, señaló el directivo. Asimismo, Lync ha proporcionado oportunidades de colaboración exponenciales: “El alumno busca estar comunicado a todos niveles, tanto con las áreas administrativas como con los docentes y sus compañeros, y en ese aspecto Lync es también de gran ayuda”.
En cuanto al aprovechamiento interno de estas herramientas, Palomino destacó que ahora la gerencia general mantiene charlas periódicas tanto con personal administrativo como con docentes vía Lync, lo cual facilita un mayor acercamiento, además de que la herramienta permite la comunicación entre miembros del IPAE en sus diferentes sedes a lo largo del país, lo que ha significado ahorros de alrededor de $25,000 dólares anuales tan solo por concepto de los viáticos de los que se ha podido prescindir.
Más ventajas de cara al futuro
Al estar suscrito al beneficio de Office 365 ProPlus, el IPAE puede brindar a sus alumnos y docentes licencias de Office 365 ProPlus para uso personal sin costo adicional, siempre que la totalidad del personal y docentes se encuentre licenciado 100% y con suscripción a Office.
Actualmente, comentó Palomino, la escuela está evaluando la mejor forma de potencializar dicho beneficio, el cual permitirá que las ventajas que brinda Office 365 y sus diferentes herramientas se puedan replicar en más computadoras y dispositivos móviles de la comunidad estudiantil y docente del IPAE.
Por otro lado, para seguir aprovechando al máximo la plataforma de nube de Microsoft, la institución comenzará a practicar la videoconferencia a través de Lync “para que docentes que actualmente dan cursos en otras ciudades puedan hacerlo sin tener que viajar, lo cual sería de gran ayuda para todos”, puntualizó el ejecutivo. Las pruebas iniciales están planeadas para comenzar a ejecutarse hacia la segunda mitad del año.
